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Consejos para planificar una recepción adecuada para un evento corporativo

Cuando se busca un lugar para organizar celebraciones, eventos corporativos y retiros, hay algunos criterios esenciales a considerar. Especializado en eventos corporativos en Ávila, el Legado de los Jerónimos fincas cerca de Madrid ofrece varios consejos para ayudarte a tomar la decisión correcta.

Dependiendo del número de invitados

Elección de la sala para eventos corporativos calcula las necesidades de la empresa para definir si vas a alquilar una o más salas de recepción. Los invitados serán menos numerosos para una simple comida de reunión que para una reunión de equipo que reúna a todo el personal de la empresa.

Salas de recepción disponibles

Ten en cuenta que las salas de recepción que se alquilan no están necesariamente disponibles todo el año. Si deseas organizar una reunión de negocios durante el invierno, ponte en contacto con el propietario de la finca para asegurarte de que sus instalaciones están disponibles en las fechas deseadas.

Comunícate con mucha antelación es esencial, en la organización de un evento

¡La organización de eventos es generalmente para reunir a tus clientes, empleados… por lo tanto es esencial que estén presentes! Tan pronto como la fecha y el lugar estén bloqueados, piensa en hacer un «guardar la fecha«, una invitación informal que te invite a bloquear la fecha en tu agenda. De esta manera, puedes asegurarte de que estén disponibles con suficiente antelación, antes de enviar las invitaciones en la forma debida. Lo ideal es que la fecha del evento se envíe al menos un mes antes del evento.

Llevar a cabo una planificación de las acciones clave de la organización del evento

La planificación es esencial porque cada elemento de tu evento empresarial, celebración, conferencia o feria comercial requiere plazos de entrega. Cuando el montaje de un evento puede llevar sólo unas horas, la planificación te permite priorizar tus acciones teniendo en cuenta los plazos de cada acción.

 

Llevar a cabo una planificación de las acciones clave de la organización del evento

Posibilidad de actividades al aire libre y de entretenimiento

Si deseas organizar un equipo de trabajo, elije alquilar una finca situada en el campo para beneficiarte de un gran espacio al aire libre dedicado a diversas actividades.


Amplio espacio de estacionamiento para dar la bienvenida a tus empleados

La formación de equipos y los eventos corporativos normalmente significan mucha gente y coches que aparcar. Asegúrate antes de firmar el alquiler de una habitación y de los servicios que el área circundante es adecuada para los vehículos de los invitados o que el aparcamiento es lo suficientemente grande para que un autocar pueda aparcar sin obstruirlo.


Flexibilidad y adaptabilidad del lugar

Ten en cuenta la adaptabilidad de las infraestructuras antes de decidir realizar tu evento corporativo allí. Debes poder pasar fácilmente del alquiler de un espacio íntimo a otro diseñado para un grupo más grande en caso de que cambie el número de invitados.

Hay muchos y variados lugares para todo tipo de eventos de negocios. Antes de comenzar tu búsqueda, piensa en escribir una especificación que defina el número de salas de reuniones necesarias, los requisitos de restauración y alojamiento… ¡y por supuesto el presupuesto!


Selección de proveedores de confianza

La experiencia que se entrega a tus invitados dependerá al 100% de los proveedores de servicios que te acompañarán en la organización de tu evento. Están presentes en todas las etapas de tus convenciones, seminarios o fiestas de empresa. Recepción, catering, entretenimiento, decoración, técnica, seguridad…

Por lo tanto, te invitamos a elaborar primero un pliego de condiciones en el que se describa tu evento, el tipo de invitados, el horario y tus expectativas en cuanto a los servicios.

Cualquier solución que te facilite la vida como director de proyectos de eventos es buena para tomarla.


Asociación con apoyo técnico

Para ahorrarte un dolor de cabeza o una ardua búsqueda, firma con un organizador de eventos corporativos que trabaje en colaboración con un soporte técnico de calidad.


Identifica los objetivos de la organización de un evento corporativo, ante todo

Un evento es una acción de comunicación que debe formar parte de tu estrategia general de comunicación. Y como cualquier acción de comunicación, necesitas saber qué esperas de ella. ¿Cuáles son tus objetivos? Esto te permitirá asegurarte de que la organización de un evento es también la mejor manera de cumplir estos objetivos.

Por último, el prisma de objetivos también te ayudará a tomar ciertas decisiones relacionadas con la organización de un evento. No se espera lo mismo de una feria comercial o un seminario.

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