Buscas un profesional para celebrar tu evento
Según METAMORFOSIS, wedding planner Barcelona, cuando buscas un lugar para organizar celebraciones, eventos corporativos o retiros, hay algunos criterios esenciales a considerar.
¿Cómo organizar un evento público o privado en nombre de una empresa?
Aunque existen multitud de eventos profesionales (ferias, congresos, jornadas de puertas abiertas, seminarios, team-building, veladas de empresa, conferencias, sesiones de formación, cócteles, etc.), es posible identificar las distintas etapas de creación.
Respetar estas etapas te permite tener una visión clara de la organización de tu evento profesional y te da tranquilidad. Un buen organizador sabe que un evento, si no está bien organizado, puede convertirse en un camino lleno de escollos.
Para evitar ciertos escollos, ¡descubre nuestra lista de buenas prácticas en la organización de eventos!
Paso 1: fija los objetivos y el formato de tu evento
Preguntas que debes hacerte
La primera pregunta que debes hacerte es: ¿por qué lo haces?
- ¿Para dar a conocer una marca?
- ¿Para compartir tu experiencia con colegas?
- ¿Comunicar el lanzamiento de un producto?
- ¿Convencer a posibles inversores?
- ¿Trabajar para mejorar su marca de empleador y la retención del talento?
Establecer tus objetivos determina en gran medida el formato del evento, así como la estrategia general que debes adoptar. Una conferencia es una buena oportunidad para intercambiar con profesionales de tu sector, mientras que el contacto con tu clientela se establece mejor durante una gala o una velada festiva.
Evento según el número de invitados
Para elegir el salón para eventos calcula las necesidades de la empresa para así definir el tamaño del salón.
Los invitados serán menos numerosos para simple comida de reunión que para una reunión de equipo que reúna a todo el personal de la empresa.
Salas de recepción disponibles
Ten en cuenta que las salas de recepción que se alquilan no están necesariamente disponibles todo el año. Si deseas organizar una reunión de negocios durante el invierno, ponte en contacto con el propietario de la finca para asegurarte de que sus instalaciones están disponibles en las fechas deseadas.
Comunícate con mucha antelación es esencial, en la organización de un evento
¡La organización de eventos es generalmente para reunir a tus clientes, empleados… por lo tanto es esencial que estén presentes! Tan pronto como la fecha y el lugar estén bloqueados, piensa en hacer un «guardar la fecha«, una invitación informal que te invite a bloquear la fecha en tu agenda. De esta manera, puedes asegurarte de que estén disponibles con suficiente antelación, antes de enviar las invitaciones en la forma debida. Lo ideal es que la fecha del evento se envíe al menos un mes antes del evento.
Llevar a cabo una planificación de las acciones clave de la organización del evento
La planificación es esencial porque cada elemento de tu evento empresarial, celebración, conferencia o feria comercial requiere plazos de entrega. Cuando el montaje de un evento puede llevar sólo unas horas, la planificación te permite priorizar tus acciones teniendo en cuenta los plazos de cada acción.
Posibilidad de actividades al aire libre y de entretenimiento
Si deseas organizar un equipo de trabajo, elije alquilar una finca situada en el campo para beneficiarte de un gran espacio al aire libre dedicado a diversas actividades.
Amplio espacio de estacionamiento para dar la bienvenida a tus empleados
La formación de equipos y los eventos corporativos normalmente significan mucha gente y coches que aparcar. Asegúrate antes de firmar el alquiler de una habitación y de los servicios que el área circundante es adecuada para los vehículos de los invitados o que el aparcamiento es lo suficientemente grande para que un autocar pueda aparcar sin obstruirlo.
Flexibilidad y adaptabilidad del lugar
Ten en cuenta la adaptabilidad de las infraestructuras antes de decidir realizar tu evento corporativo allí. Debes poder pasar fácilmente del alquiler de un espacio íntimo a otro diseñado para un grupo más grande en caso de que cambie el número de invitados.
Hay muchos y variados lugares para todo tipo de eventos de negocios. Antes de comenzar tu búsqueda, piensa en escribir una especificación que defina el número de salas de reuniones necesarias, los requisitos de restauración y alojamiento… ¡y por supuesto el presupuesto!
Selección de proveedores de confianza
La experiencia que se entrega a tus invitados dependerá al 100% de los proveedores de servicios que te acompañarán en la organización de tu evento. Están presentes en todas las etapas de tus convenciones, seminarios o fiestas de empresa. Recepción, catering, entretenimiento, decoración, técnica, seguridad…
Por lo tanto, te invitamos a elaborar primero un pliego de condiciones en el que se describa tu evento, el tipo de invitados, el horario y tus expectativas en cuanto a los servicios.
Cualquier solución que te facilite la vida como director de proyectos de eventos es buena para tomarla.
Asociación con apoyo técnico
Para ahorrarte un dolor de cabeza o una ardua búsqueda, firma con un organizador de eventos corporativos que trabaje en colaboración con un soporte técnico de calidad.
Identifica los objetivos de la organización de un evento corporativo, ante todo
Un evento es una acción de comunicación que debe formar parte de tu estrategia general de comunicación. Y como cualquier acción de comunicación, necesitas saber qué esperas de ella. ¿Cuáles son tus objetivos? Esto te permitirá asegurarte de que la organización de un evento es también la mejor manera de cumplir estos objetivos.
Por último, el prisma de objetivos también te ayudará a tomar ciertas decisiones relacionadas con la organización de un evento. No se espera lo mismo de una feria comercial o un seminario.
