Administradores de fincas
Son muchas las comunidades de propietarios en Madrid que se han visto seriamente molestas por el mal servicio que reciben de las empresas de administración de fincas.
Estaban hartos de no recibir el trato que querían y, tras conseguir el apoyo de la mayoría de los propietarios, empezaron a buscar nuevos administradores de fincas Madrid.
Aquí te daremos un breve resumen de los servicios que debe ofrecer una buena empresa de administración de fincas.
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Auditoría de costes de la comunidad de propietarios.
Esto se hace cuando un nuevo gestor empieza a trabajar en la comunidad. Es importante examinar y analizar los costes variables y fijos en los que incurre el inmueble cada año, es decir, el mantenimiento de los ascensores, los costes de la póliza de seguros, los gastos de limpieza, los consumibles, etc.
Si se hace correctamente, este análisis siempre ayuda a revisar los proveedores y los servicios que prestan y a reducir los costes. Lo que antes costaba mucho ahora se puede comprar a precios muy razonables y de la misma (o mejor) calidad.
Es útil buscar de vez en cuando dónde se puede ahorrar dinero sin comprometer la calidad del servicio.
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¿Cuándo debe celebrarse la junta anual de propietarios?
Por ley, esta reunión debe celebrarse una vez al año. En ella, el gestor debe informar de las cuentas del año anterior, aprobar el presupuesto del año en curso, elegir nuevos cargos y resolver cualquier asunto de interés común.
Al final de la reunión, el director también debe redactar un acta de la misma.
Esto puede parecer «obvio y no debería estar en la lista de servicios», pero en la experiencia de administradores de fincas en Alcalá de Henares a lo largo de los años nos hemos encontrado con comunidades en las que las reuniones se celebran cada dos o tres años porque el administrador «no encuentra tiempo para convocar una reunión».
Además de la obligación legal de celebrar una reunión una vez al año, es importante reiterar que la celebración de estas reuniones favorece la salud financiera y moral de la comunidad.
Una última cosa: Las reuniones deben celebrarse tanto en persona como por videoconferencia.
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Control de los atrasos de los servicios públicos por parte de los propietarios
Los administradores de fincas deben hacer un seguimiento de los copropietarios morosos e intentar que paguen a tiempo. Además, deben esforzarse por obtener todos los recibos al final del año fiscal.
Aunque puede parecer inusual que los administradores de fincas no hagan nada en este sentido, nos hemos encontrado con diversas situaciones.
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Recibos de pagos de empleados, proveedores y empleados de la finca.
Tenemos que entender que un grupo de propietarios es como una empresa. Por lo tanto, es muy importante que los pagos a los proveedores y a los empleados se realicen a tiempo.
Si quieres obtener un buen servicio, debes pagar puntualmente al portero, a los limpiadores profesionales, a la empresa de mantenimiento de ascensores, al jardinero, a los trabajadores, etc.
Recuerda que el administrador de fincas también es responsable de gestionar la imagen de la comunidad de cara al exterior.
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Transparencia en la gestión de la propiedad
En el siglo XXI, es muy importante que la página web de una empresa de gestión inmobiliaria tenga una zona de acceso (con nombre de usuario y contraseña) para que todos los propietarios puedan ver los pagos y las cuotas, y todos los negocios se realicen con total transparencia.
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Trabajar estrechamente con los presidentes de la comunidad para hacer un seguimiento de las averías en la comunidad.
Muchos administradores de fincas creen que, si avisan y envían al manitas de turno, la situación se resolverá sola.
Dependiendo del tipo de avería, puede ser importante que el técnico analice la avería en detalle y valore lo que hay que hacer, y una vez que lo tenga claro, alguien (normalmente el gestor) se encargará del seguimiento.
Un ejemplo típico en la comunidad es el caso de las grietas. Suelen ser de dos tipos: estéticos y estructurales. El arquitecto técnico decide cuál es y, según el tipo de grieta, hay que hacer una intervención u otra.
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Mediar de forma objetiva e imparcial en los conflictos entre propietarios.
Por lo general, las disputas entre propietarios surgen por razones de convivencia o domesticidad. Los administradores de fincas nunca deben guiarse por los sentimientos o el nepotismo. Deben ser imparciales y respetar la ley.
Siempre es mejor ser diplomático y educar a ambas partes para que entiendan el entorno en el que se encuentran.
En estos casos, el papel del administrador de fincas es encontrar una solución objetiva y actuar como mediador velando por el bienestar de la comunidad.
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Presupuestos inmobiliarios contrastados
Los administradores de fincas no deben imponer el presupuesto de su industrial. Si lo hace, te aconsejamos que desconfíes de ellos.
Es bueno que dé varios presupuestos y permita a los copropietarios hacer lo mismo, para que en la reunión los copropietarios puedan evaluar y elegir lo que les parezca útil.
Por ello, el gestor debe encargarse de presentar un cuadro comparativo de los presupuestos y sus partidas para su evaluación y selección objetiva.
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Eliminación rápida de incidencias en la propiedad
Un buen servicio de administrador de fincas debe basarse en estar atento a las necesidades y urgencias de los copropietarios.
Los administradores de fincas deben vigilar de cerca las llamadas y los correos electrónicos.
Si surge un problema, debe tratarse con rapidez y eficacia y deben estar en contacto permanente con el presidente de la comunidad. El administrador de la propiedad debe gestionar todo. Los copropietarios no tienen que ocuparse de nada.
A medida que los edificios envejecen, necesitan reparaciones y mantenimiento. Los buenos administradores de fincas deben tomar precauciones siempre que sea posible para mantener los edificios en buen estado.
Detectar y arreglar los problemas con antelación ayudará a conservar el edificio, a reducir costes innecesarios y, sobre todo, a proporcionar tranquilidad.
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Estos cuatro servicios se prestan a la comunidad al menos una vez al año.
Si bien son básicos, no se pueden pasar por alto los servicios indispensables de la administración de fincas: gestión económica, gestión administrativa, el asesoramiento jurídico y el mantenimiento.
